اهمیت بهره‌گیری از نرم‌افزارهای سازمانی به ویژه به صورت یکپارچه و منسجم تا به آنجا پیش رفته که مکانیزاسیون اداری، انسانی، مالی و … به یکی از الزامات اصلی در سازمان‌ها و ادارات بزرگ بدل شده است.
مکاتبات الکترونیکی واحدهای اداری و گردش نامه‌ها و اسناد از طریق نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و موسسات بزرگ و کوچک مزیت‌های ویژه‌ای از جمله جلوگیری از اتلاف زمان و انرژی، افزایش بهره‌وری ، کاهش مراجعات حضوری و پاسخ‌گویی به حجم زیادی از درخواست‌ها را به دنبال داشته است. شاید همین امر بهترین دلیل مدیران برای توسعه این فرآیندها و بهره‌مندی بیشتر از ابزارهای تکمیلی در راستای مکانیزه کردن فرآیندهای خاص منظوره باشد.
نرم‌افزار BPMS و توسعه فرآیندهای اداری
نرم‌افزار ( BPMS) مدیریت فرآیندهای کسب و کار در واقع، ابزاری در راستای توسعه مکانیزسیون روال‌های سازمانی است. این راهکار از روند فعالیت‌های انجام شده یا به تاخیر افتاده و متوقف شده به مدیران سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، گزارشی دقیق ارائه می‌کند تا به سرعت گلوگاه‌ها و نقاط فراز و فرود فرآیندهای سازمانی را شناسایی و آن را اصلاح کنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار، درواقع یک رویکرد مدیریتی برای ایجاد هماهنگی و پیوستگی بین فعالیت‌های سازمان و جلب نظر و رضایت مشتری است. از آنجا که یک فرآیند کسب و کار شامل شبکه به هم پیوسته فعالیت‌های دارای ارزش افزوده، برای رسیدن به یک هدف سازمانی است، بهره‌گیری همزمان از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نرم‌افزار BPMS بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان‌ها برای دستیابی به این هدف را به دنبال دارد.
یکپارچگی با اتوماسیون اداری
یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با نرم‌افزار قدرتمند مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
امکانی ویژه برای مدیریت و اجرای بهینه فرآیندهای ویزه هر سازمان فراهم می‌کند. این سیستم، ابزارهای متعددی برای طراحی و مدیریت گردش فرم‌های سازمانی را داراست که با ارائه گزارش‌های متعدد به راهکاری مطمئن برای نظارت بر اجرای فرآیندها و بهینه‌کردن فرآیندهای کاری سازمان‌ها تبدیل شده است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری به همراه نرم‌افزار مدیریت فرآیندها ، میزان ترافیک کاری سازمان‌ها و میزان استفاده بهینه از منابع را به مدیران گزارش میدهند تا آن‌ها بتوانند به بهترین شکل، سازمان خود را هدایت کنند.
نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شامل چند مرحله طراحی، مدل‌سازی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی است. از آنجا که اغلب این نرم‌افزارها براساس مطالعه و مدل‌سازی کسب‌وکارهای متنوع سازمانی طراحی می‌شوند، امکانات و ابزارهای کاربردی را در سطح محصول یکپارچه در اختیار مشتریان قرار میدهند تا از آن طریق مدیران، کسب‌وکار سازمان مطبوع خود را به صورت سفارشی‌سازی شده راهبری کنند.
منبع: پیوند سیستم‌های اتوماسیون اداری با نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها