یکی از دغدغه‌های سازمان‌های پروژه محور، انتشارات به موقع و دقیق اطلاعات پروژه برای منظور‌های مختلف می‌باشد. سازمان‌ها نیاز دارند که اطلاعات پروژه را در ساختار خود منتشر کنند تا به موقع تصمیم‌های لازم اخذ شوند، اقدامات لازم صورت پذیرد و افراد ذیصلاح از وضعیت پروژه آگاه شوند. روش‌های مختلفی برای این منظور وجود دارد که مدیران و تیم‌اجرایی پروژه می‌توانند از آنها استفاده کنند. راه‌اندازی پورتال برای هر پروژه، استفاده از بوردهای اطلاع‌رسانی، برگزاری جلسات بررسی پروژه و ….
تجربه نشان داده است برای این منظور، استفاده از هر ابزاری مفید‌تر از انتقال اطلاعات از طریق برگزاری جلسات نخواهد بود. در واقع دیگر ابزارها، کمکی برای تکمیل رسالت جلسات بررسی پروژه‌ها می‌باشند. اما یک مشکل در این مسیر وجود دارد: به دلیل تعدد پروژه‌‌های جاری سازمان، اگر هر کدام از مدیران پروژه جلسه‌ای یک ساعته با افراد موثر سازمان برگزار کنند، باید کار را تعطیل کرد و به برگزاری جلسات مشغول شد!
ادامه مطلب ...